Avonturiersgilde Amersfoort, gevestigd te Amersfoort, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 42036474 en bereikbaar via https://avonturiersgilde-amersfoort.nl/, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Avonturiersgilde Amersfoort verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• E-mailadres: Noodzakelijk voor de registratie op de website en officiële verenigingscommunicatie.
• Telefoonnummer: Noodzakelijk voor de communicatie, logistiek en coördinatie rondom one-shots via WhatsApp.
• Geboortedatum: Noodzakelijk voor de handmatige verificatie van de 16+ leeftijdsgrens voor deelname aan de speelsessies en 18+ voor lidmaatschap van het Avonturiersgilde.

De website van Avonturiersgilde Amersfoort maakt geen gebruik van analytische of trackingcookies. Wij verzamelen geen surfgedrag of online profielen van onze bezoekers.

Onze website en vereniging hebben expliciet de intentie gegevens te verzamelen van personen die 16 jaar of ouder zijn. Het bestuur controleert na registratie handmatig de geboortedatum om te verifiëren of een lid aan deze minimumleeftijd voldoet. Indien u ervan overtuigd bent dat wij zonder toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via website@avonturiersgilde-amersfoort.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Avonturiersgilde Amersfoort verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Grondslag Overeenkomst / Lidmaatschap: Om u te kunnen registreren als lid, toegang te verlenen tot ons platform en speelsessies, en om de operationele communicatie rondom de one-shots te faciliteren.
• Grondslag Gerechtvaardigd Belang: Het controleren van de leeftijd (18+) ter naleving van de verenigingsstatuten en het handhaven van de ingestelde minimale leeftijd (16+) voor deelname aan de one-shot sessies.
• Opmerking: Er is geen sprake van geautomatisede besluitvorming. Beslissingen rondom toelating of leeftijdscategorieën worden altijd door mensen (het bestuur) genomen.

De door u bij registratie ingevulde gegevens (e-mailadres en geboortedatum) zijn enkel en uitsluitelijk inzichtelijk voor de bestuursleden van Avonturiersgilde Amersfoort. Gamemasters (GM’s) hebben geen directe inzage in uw geboortedatum of e-mailadres.

Let op met betrekking tot uw telefoonnummer: Omdat de communicatie en logistieke planning rondom one-shots verloopt via WhatsApp-groepen, zal uw telefoonnummer wel zichtbaar zijn voor de desbetreffende Gamemaster (GM) en uw medespelers zodra u wordt toegevoegd aan de groepschat van een speelsessie. Door u aan te melden voor een one-shot stemt u expliciet in met deze tijdelijke zichtbaarheid binnen de groep.

Avonturiersgilde Amersfoort bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is (lidmaatschapsgegevens tot uiterlijk 2 jaar na beëindiging). Tijdelijke WhatsApp-groepen worden na afloop van de speelsessie binnen afzienbare tijd opgeheven.

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te laten overdragen (dataportabiliteit) of te verwijderen via website@avonturiersgilde-amersfoort.nl. Mocht u er met het bestuur niet uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de landelijke toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.