Word lid

Agenda

Spelregels

Contact

Huishoudelijk reglement

Art. 1 - Definities

  1. Vereniging: Avonturiersgilde Amersfoort, KvK-nummer 42036474.
  2. Lid: De natuurlijke persoon die zich heeft geregistreerd als Avonturier via de website.
  3. Deelnemer: De natuurlijke persoon die zich heeft geregistreerd als Reiziger via de website.
  4. Reiziger: Een deelnemer die per losse speelsessie (one-shot) betaalt.
  5. Avonturier: Een lid dat via een jaarlijkse vaste contributie onbeperkt toegang heeft tot sessies (onder voorbehoud van beschikbaarheid) en aanvullende gilde-privileges geniet.
  6. Gamemaster (GM): De persoon die de specifieke Tabletop RPG-sessie (one-shot) leidt.
  7. One-shot: Een opzichzelfstaande TTRPG-speelsessie gefaciliteerd door de vereniging.
  8. Downloadplatform: De digitale omgeving van de vereniging waar exclusieve content sharing en downloadables beschikbaar worden gesteld.

Art. 2 - Toepasselijkheid en inschrijving

  1. Dit huishoudelijk regelment is van toepassing op alle activiteiten, evenementen, inschrijvingen, downloads en overeenkomsten van Avonturiersgilde Amersfoort.
  2. Avonturiersgilde Amersfoort is een 18+ vereniging. Lidmaatschap is uitsluitend toegestaan voor personen die op de dag van inschrijving de leeftijd van 18 jaar of ouder hebben bereikt.
  3. Deelname aan one-shot sessies is echter ook mogelijk voor personen die op de dag van inschrijving de leeftijd van 16 jaar of ouder hebben bereikt.
  4. Het lid is verplicht om bij registratie alle gevraagde gegevens (geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer) naar waarheid in te vullen.

Art. 3 - Leeftijdscategorieën en deelname aan one-shots

  1. Gamemasters (GM’s) hebben het recht om voor hun specifieke one-shot een minimale leeftijdscategorie op te geven (bijvoorbeeld 18+, 21+ of specifieke thema-restricties), afhankelijk van de aard, inhoud och volwassenheid van het scenario.
  2. Het bestuur verifieert op basis van de geregistreerde geboortedatum of een lid voldoet aan deze door de GM gestelde leeftijdseis. Voldoet het lid hier niet aan, dan kan deelname aan de betreffende one-shot worden geweigerd.

Art. 4 - Contributie en financiële verplichtingen

  1. Rondom de one-shot sessies gelden twee verschillende deelnamevormen met bijbehorende financiële verplichtingen: Reizigers en Avonturiers.
  2. Reizigers: Betalen een vaste bijdrage van € 10,- per speelsessie waaraan zij willen deelnemen. Deze bijdrage dient binnen 48 uur na de inschrijving/bevestiging te zijn voldaan. Indien de betaling niet binnen deze termijn is ontvangen, heeft de vereniging het recht om de gereserveerde plek aan de speeltafel direct vrij te geven voor andere leden.
  3. Avonturiers: Betalen een jaarlijkse vaste lidmaatschapscontributie van € 80,-. Dit bedrag dient binnen 2 weken (14 dagen) na de factuurdatum of de start van het nieuwe verenigingsjaar volledig te zijn voldaan.
  4. Opzegging Avonturiers: Het lidmaatschap voor Avonturiers wordt telkens voor een jaar aangegaan. Indien een Avonturier het lidmaatschap wenst te beëindigen, dient dit uiterlijk één maand vóór de afloopdatum van de huidige lidmaatschapsperiode schriftelijk of per e-mail (website@avonturiersgilde-amersfoort.nl) te worden gemeld. Bij te late opzegging wordt het lidmaatschap met een jaar verlengd.
  5. Bij tussentijdse opzegging vindt er in de regel geen restitutie plaats van reeds betaalde sessiebijdragen of jaarlijkse contributie.

Art. 5 - Lidmaatschap privileges

  1. Gilde-leden (Avonturiers) genieten specifieke privileges.
  2. Vroege Inschrijving: Avonturiers krijgen het recht om zich 48 uur eerder in te schrijven voor openstaande speelsessies (one-shots), waardoor zij voorrang hebben op de beschikbare plekken aan de speeltafels.
  3. Exclusieve Content & Downloads: Avonturiers krijgen als onderdeel van hun lidmaatschap toegang tot het Downloadplatform van de vereniging voor content sharing en het downloaden van exclusieve gilde-downloadables.

Art. 6 - Gebruik downloadplatform en intellectueel eigendom

  1. Alle content, materialen, bestanden en downloadables die via het Downloadplatform beschikbaar worden gesteld, zijn uitsluitend bestemd voor persoonlijk en niet-commercieel gebruik door de geautoriseerde Avonturier.
  2. Het direct of indirect delen, verspreiden, doorsturen of openbaar maken van de downloads, bestanden en directe links van het Downloadplatform naar niet-geautoriseerde personen of externe platforms is ten strengste verboden.
  3. Bij misbruik of ongeautoriseerde verspreiding van downloads of platformlinks kan het bestuur sancties opleggen. Dit resulteert in een tijdelijke of permanente ban van het Downloadplatform en/of uitsluiting van verenigingsactiviteiten. De exacte termijn en zwaarte van deze ban worden soeverein door het bestuur bepaald op basis van de ernst van de overtreding.

Art. 7 - Aanwezigheid, logistiek en afmelden (one-shots)

  1. Een TTRPG-sessie valt of staat bij de aanwezigheid van de spelers. Van de deelnemers wordt verwacht dat zij op tijd zijn.
  2. Vanaf 12:00 uur kunnen de Gamemasters starten met hun fysieke voorbereidingen op locatie. Van de spelers (Avonturiers en Reizigers) wordt verwacht dat zij tussen 12:30 en 13:00 uur aanwezig zijn. Dit geeft de tijd om een drankje te pakken, de character sheet door te nemen en rustig te landen voor de start.
  3. De plekken aan de speeltafels zijn gewild. Indien een lid niet aanwezig kan zijn, dient dit uiterlijk 24 uur van tevoren te worden gemeld bij het gilde of de GM. Reizigers die zich korter dan 24 uur van tevoren afmelden, behouden geen recht op restitutie van de sessiebijdrage.
  4. Bij herhaaldelijke ‘no-shows’ (afwezigheid zonder tijdige afmelding of bericht) behoudt het bestuur zich het recht voor om de toegang van het lid tot toekomstige sessies en inschrijvingen te beperken.

Art. 8 - Communicatie en zichtbaarheid via WhatsApp

  1. De operationele communicatie en logistieke afstemming rondom de one-shots verloopt via WhatsApp. Door zich aan te melden voor een one-shot, geeft het lid toestemming om toegevoegd te worden aan de specifieke WhatsApp-groep van die sessie.
  2. Het lid erkent en accepteert dat diens telefoonnummer binnen deze WhatsApp-groep zichtbaar is voor de faciliterende Gamemaster en de overige medespelers van de desbetreffende sessie.
  3. Het misbruiken van telefoonnummers van medeleden voor privédoeleinden of ongewenste communicatie buiten de vereniging om is ten strengste verboden.

Art. 9 - Huisregels en code of conduct

  1. Samenwerking: Tabletop RPG’s zijn een coöperatieve ervaring. Leden spelen niet tegen de Gamemaster of tegen medespelers, maar met hen. Het gilde stimuleert een omgeving waarin iedereen zich veilig voelt om creatief te zijn.
  2. Gun elkaar de spotlight: Geef je medespelers en de GM de ruimte en praat niet door elkaar heen. Elke held aan de tafel heeft recht op diens moment in de spotlight
  3. Veilige haven: Discriminatie, intimidatie, kwetsend gedrag of pestgedrag wordt op geen enkele wijze getolereerd. Het Avonturiersgilde is een veilige haven voor iedereen.
  4. Persoonlijke verzorging: Tijdens de sessies wordt er urenlang intensief samengewerkt aan relatief kleine tafels. Van alle deelnemers wordt verwacht dat zij fris gewassen en in schone kleren aan de sessies deelnemen, zodat de focus blijft liggen op de gezelligheid, de verse koffie en de snacks.
  5. Toegankelijkheid & assistentiehonden: Officiële geleidehonden en assistentiehonden zijn van harte welkom bij alle verenigingsactiviteiten en op de speellocaties. Om de logistiek op locatie optimaal af te stemmen en rekening te kunnen houden met eventuele ernstige allergieën of behoeften van medespelers aan dezelfde speeltafel, verzoeken wij leden vriendelijk om het meebrengen van een geleide- of assistentiehond vooraf af te stemmen met het bestuur en/of de betreffende Gamemaster.
  6. Gedrag van assistentiehonden: Van een aanwezige assistentiehond wordt verwacht dat deze goed is getraind en zich rustig en niet-disruptief gedraagt gedurende de sessie. Indien een hond aanhoudend onrustig, blaffend, agressief of anderszins sterk verstorend gedrag vertoont voor de speelsessie of medespelers, behoudt het bestuur of de Gamemaster zich het recht voor om te verzoeken de hond (tijdelijk) uit de speelruimte te verwijderen. Indien hier geen geschikte oplossing voor kan worden gevonden, kan het betreffende lid de verdere deelname aan de specifieke sessie worden ontzegd.
  7. Voorbereiding & deadlines: Gamemasters steken veel vrije tijd in de voorbereiding van een avontuur. Indien een GM in de aanloop naar een sessie vraagt om input of voorbereiding (zoals een character concept), dient het lid dit voor de aangegeven deadline aan te leveren. Lukt dit niet, dan dient dit voortijdig met de GM te worden besproken.
  8. Voorbereiding door de GM: Andersom dient een GM de benodigde informatie en specifieke wensen voor de spelers gereed te hebben op het moment dat de groep gevormd wordt, zodat spelers voldoende tijd hebben om zich voor te bereiden.
  9. De stem van de GM: Leden respecteren de beslissingen en ‘rulings’ van de Gamemaster tijdens het spel. Discussies over spelregels worden na afloop van de sessie gevoerd, niet tijdens de climax van het verhaal of een gevecht.

Art. 10 - Aansprakelijkheid en eigendommen

  1. Deelname aan de activiteiten van Avonturiersgilde Amersfoort geschiedt geheel op eigen risico.
  2. De vereniging is niet aansprakelijk voor schade aan, of verlies of diefstal van persoonlijke eigendommen van leden tijdens verenigingsactiviteiten of op gehuurde/beschikbaar gestelde locaties.
  3. Leden zijn zelf verantwoordelijk en aansprakelijk voor schade die zij toebrengen aan eigendommen van de vereniging, de locatie, of eigendommen van medespelers/GM’s (zoals boeken, miniaturen en spelmateriaal).

Art. 11 - Maatregelen en toepasselijk recht

  1. Bij het overtreden van het huishoudelijk reglement, de regels omtrent het Downloadplatform (Art. 6), de huisregels (Art. 9) of het opgeven van een valse geboortedatum, heeft het bestuur het recht om het lidmaatschap met onmiddellijke ingang op te zeggen, platformtoegang in te trekken en de toegang tot (toekomstige) evenementen te ontzeggen.
  2. Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten van het Avonturiersgilde Amersfoort is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Midden-Nederland.